Les fichiers de l’entreprise
Certains documents ne concernent pas UN chantier mais toute l’entreprise : charte de sécurité, attestation décennale, fiches techniques, modèles de fiche de suivi. L’écran Fichiers de l’entreprise les centralise une bonne fois : déposés ici, ils apparaissent automatiquement dans l’onglet Fichiers de chaque chantier, sans jamais être redéposés. Vous les mettez à jour à un seul endroit, toute l’équipe voit la dernière version. Avant de commencer : cet écran fait partie de l’option Communication & Fichiers chantier, et demande le droit Paramétrage. Pour les fichiers propres à un chantier (dossiers, niveaux d’accès, confidentialité), voir Communiquer et partager des fichiers.
Ce guide illustre la configuration Communication & Fichiers chantier + Pochettes chantier. Si votre abonnement diffère, certains écrans peuvent ne pas apparaître.
Déposer vos documents communs
Où trouver l’écran, comment y déposer un fichier, et comment y référencer un document qui vit ailleurs.
Ouvrir les fichiers de l’entreprise
Depuis Paramètres de l’entreprise, ouvrez l’étape Fichiers de l’entreprise. Le panneau liste tout ce que votre société partage avec l’ensemble de ses chantiers, avec le nombre total d’éléments à côté du titre. La zone en pointillés reçoit vos fichiers par glisser-déposer ; en haut à droite, trois actions : Télécharger tout, Ajouter et Actualiser.
Si cette étape n’apparaît pas dans votre menu, c’est que l’option Communication & Fichiers chantier n’est pas active — voir l’étape Fonctionnalités du paramétrage de l’entreprise (roue dentée du bandeau du haut).
Choisir entre un fichier et un lien
Le bouton + propose les deux façons d’enrichir cet espace : Ajouter un fichier importe un document depuis votre ordinateur, Ajouter un lien référence un document qui vit ailleurs (dossier partagé, catalogue en ligne) sans en importer de copie.
Référencer un document externe
La fenêtre demande deux informations : le Nom du lien — celui que votre équipe lira dans la liste — et le Lien lui-même (son adresse). Une fois enregistré, il se range à côté des fichiers et s’ouvre d’un clic. Pratique pour tout ce qui est tenu à jour hors de Superpilote : notices constructeur, catalogues fournisseurs, dossier partagé de l’entreprise.
Déposer un document
Glissez un fichier dans la zone de dépôt, ou cliquez pour le sélectionner : il rejoint la liste dès la fin du transfert et le compteur s’incrémente. À cet instant précis, chaque chantier le propose déjà dans son onglet Fichiers — aucune autre manipulation n’est nécessaire.
La pastille aux initiales, en bas de la carte, indique qui a mis le document en ligne — au survol, son nom complet. Les documents repris d’un ancien espace n’en portent pas.
Gérer et récupérer vos documents
Renommer, supprimer, et récupérer l’ensemble de vos documents en une seule archive.
Renommer ou supprimer un document
Le menu ⋮ de chaque carte réunit ce qu’on peut faire du document : Renommer corrige son intitulé — le nouveau nom se propage à tous les chantiers — et Supprimer le retire de l’entreprise. Un clic sur la carte elle-même ouvre ou télécharge le document.
Après Supprimer, le message qui s’affiche propose Annuler quelques secondes : passé ce délai, la suppression est définitive et le document disparaît aussi de tous les chantiers qui l’affichaient. Pour seulement corriger un intitulé, préférez Renommer.
Le renommage en ligne
Le nom du document devient modifiable directement sur sa carte : corrigez-le, puis validez par la coche verte — la croix grise annule. Un nom déjà porté par un autre document est refusé.
Récupérer tous les documents
L’icône de téléchargement rassemble tous les fichiers de l’entreprise dans une seule archive ZIP, nommée d’après votre société. Utile pour une sauvegarde, une reprise sur un autre outil ou un partage hors ligne. Les liens n’y figurent pas : ce ne sont pas des fichiers. L’icône voisine, Actualiser, recharge la liste après une modification faite ailleurs.
Réservez cet espace à ce qui vaut pour toute l’entreprise. Un document propre à un chantier ou à un client se dépose dans le chantier ou la fiche client : il y restera à sa place, au lieu de figurer sur les centaines d’autres.
Tout ce qui est déposé ici est visible depuis tous les chantiers par les utilisateurs qui y ont accès. N’y placez pas de document confidentiel : pour restreindre l’accès, passez par les fichiers du chantier et leur niveau Confidentiel.
Questions fréquentes
Où ces documents apparaissent-ils dans les chantiers ?
Dans l’onglet Fichiers de chaque chantier, sous le filtre Entreprise (à côté de vos dossiers). Le contenu y est en lecture seule : l’équipe consulte et télécharge, mais les ajouts et modifications se font uniquement ici. Le détail est dans Communiquer et partager des fichiers.
Quelle différence avec le Rangement des fichiers ?
Deux choses distinctes. Fichiers de l’entreprise contient de vrais documents, communs à tous les chantiers. Rangement des fichiers (l’étape suivante du paramétrage) ne contient aucun fichier : il définit les RANGEMENTS proposés automatiquement pour classer les fichiers de chaque nouveau chantier.
À quoi sert « Ajouter un lien » ?
À pointer un document qui vit ailleurs — un dossier partagé, un catalogue fournisseur en ligne, une notice constructeur — sans en importer de copie. Le lien porte un Nom du lien et son adresse, et se range à côté des fichiers. Utile pour tout ce qui est mis à jour hors de Superpilote.
Que contient l’archive « Télécharger tout » ?
Tous les fichiers de l’entreprise, dans un ZIP nommé Fichiers-Entreprise-[nom de votre société].zip. Pratique pour une sauvegarde ou un partage hors ligne. Les liens, eux, n’y figurent pas : ce ne sont pas des fichiers.
Renommer un fichier casse-t-il les chantiers qui l’affichent ?
Non. Les chantiers lisent la liste de l’entreprise : le nouveau nom y apparaît partout, immédiatement. En revanche un nom déjà pris est refusé — deux documents d’entreprise ne peuvent pas porter le même nom.
Supprimer un document, est-ce réversible ?
Seulement quelques secondes : le message « Fichier supprimé » propose Annuler. Passé ce délai, le fichier disparaît de l’entreprise et de tous les chantiers qui l’affichaient, sans corbeille. Préférez le renommage quand il s’agit seulement de corriger un intitulé.
Y a-t-il une limite de stockage ?
Oui : 5 Go au total pour les fichiers d’entreprise. Au-delà, le dépôt est refusé — faites le ménage dans les anciennes versions, ou remplacez les gros documents par un lien vers leur emplacement d’origine.
Qui peut déposer ou supprimer ces documents ?
Les utilisateurs portant le droit Paramétrage (modification des paramètres de l’entreprise). Les autres ne voient pas cet écran ; ils consultent simplement les documents depuis l’onglet Fichiers des chantiers.
Je ne vois pas cette étape dans mon paramétrage. Pourquoi ?
Elle fait partie de l’option Communication & Fichiers chantier. Sans cette option, l’étape n’apparaît pas dans le menu du paramétrage — c’est le fonctionnement normal, pas un problème de droits. L’option s’active depuis la roue dentée du bandeau du haut, à l’étape Fonctionnalités du paramétrage de l’entreprise.